SQM2022 LOC Meeting

일시: 2021년 10월 6일 13:00~14:00

참가자: 유인권 교수님, 박인규 교수님, 윤진희 교수님, 남승일 교수님, 김범규 교수님, 이창환 교수님, 김은주 교수님, 권민정 교수님, 임상훈 교수님, 김영만 교수님, 홍병식 교수님, 김용선 교수님, 이수형 교수님, 임봉휘, 권민재

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• 보고안건

  • 1주일에 한번 정도의 간격으로 오프라인 미팅을 통해 부산에 있는 인원들이 학회 준비를 진행중.

  • IAC 확정됨

  • 학회장 (파라다이스 호텔) 계약 완료함

    • 참가자수 150~200명 정도를 예상하여 계약진행함.

    • 식음료비가 1억을 넘어가면 대관료가 무료가되는 계약

      • 박인규 교수님: 150명 기준으로 7200만원인데 200명이 안되더라도 2800만원을 더 먹고 대관료 5천만원을 깎는게 더 좋을 것 같다.

    • 보증보험을 통해 계약금없이 계약함. 12월 14일까지 위약금 없이 취소 가능.

  • 학회 일정

    • 지난 SQM 학회를 참고하여 비슷한 규모가 되도록 시간표를 수정함.

    • 윤진희 교수님: 날짜가 13일이 월요일인데 13일이 일요일로 되어있음 

      • 임상훈 교수님: 시간표에 날짜를 미뤄쓴 것 같음. 수정하겠음.

  • 스폰서십 현황

    • 국내외 기관에 컨택하여 신청 및 일부 입금 받은 내역이 있음.

    • 대부분 학생/신진연구자 들을 위한 등록금 지원을 조건으로 요구함.

    • 미팅 이후에 포스터에 들어갈 로고를 확정하기 위해 컨텍할 예정.

  • 예산, 회계

    • 등록비 500유로 vs 400유로 두가지 시나리오로 계산해봄.

    • 국외 스폰서 약 4천200만원, 국내 스폰서도 약 4200만원 정도로 예상함

    • 500유로 등록금으로 했을 때는 최대인원/최소인원일때 모두 약간 흑자가 됨

    • 400유로 등록금으로 했을 때는최소인원일 때 적자, 최대일 때 약간 흑자가됨

    • 유인권 교수님: 등록비를 지금 한화로 65만원(약 470유로)로 결정하면 어떨지?

      • 윤진희 교수님: 외국참가자들에게 받을 때도 한화로 65만원을 받자는 이야기인지? 

      • 유인권 교수님: 그렇다. Paypal 등으로 알아서 환전되게 해두면 될 것 같음. 

      • 윤진희 교수님: 한화는 65 만원, 유로는 500 유로, 달러로는 550 달러로 구분하면 안될지?

      • 홍병식 교수님: 윤진희 교수님 의견에 동의함. 해외에서 한화결제시 환전 수수료 등으로 불편함이 있을 것 같음. 

  • 로고 및 포스터

    • 남승일 교수님의 초안을 기반으로 로고를 확정함

    • 포스터: 밝은 바닷가가 보이는 시안 vs 어두운 야경이 보이는 시안

      • 1번: 권민정 교수님, 홍병식 교수님, 이창환 교수님, 김은주 교수님, 유인권 교수님

      • 2번: 윤진희 교수님, 박인규 교수님, 남승일 교수님, 김영만 교수님

      • 유인권 교수님: 한 두 표 차이로 구별하기 어려울 것 같은데 예산을 조금 더 쓰더라도 두 포스터를 모두 인쇄하는게 어떨지?

        • 홍병식 교수님: 포스터가 하나로 통일 되는게 좋을 것 같음. 로고를 비롯한 학회 이미지가 밝은 이미지이니 1번을 따라가는게 좋을 것 같음.

        • 윤진희 교수님: 2개를 다 인쇄해서 보낼 수 있다면, 두 장을 나란히 붙여두면 이점이 있을 것 같음.

        • 유인권 교수님: booklet도 비슷한 테마를 따라가는게 좋을테니 하나로(밝은 버전) 확정해서 가는게 좋겠음.

      • 남승일 교수님: QR코드가 들어가는 공간이 있으면 좋겠음.

        • 임상훈 교수님: 포스터 디자인상 우측 하단에 배치하도록 고려하였음.

      • 디자인 코멘트:

        • 1번 시안 - 하늘색이 더 파랗게 되면 좋겠음, 2번 시안 처럼 타이틀의 폰트 색을 눈에 띄게 해주면 좋겠음. 

      • 1번 시안(밝은 시안)으로 확정

  • 홈페이지

    • 외부페이지: 들어갈 메뉴를 대략적으로 만들었는데, 코멘트에 따라 업데이트 할 예정

    • 인디코: 등록 메뉴 등을 중심으로 코멘트에 따라 업데이트 할 예정

    • 박인규 교수님: 국내 인원을 한정해서 KPS 인디코를 사용하는것도 고려해볼 수 있음.

      • 유인권 교수님: 가능하면 한 곳으로 모으는게 더 좋을 것 같다.

      • 권민재: KPS 인디코에서 에스크로 결제가 가능하다면 결제 시스템 부분만 이용하면 좋을 것 같음.

      • 박인규 교수님: KPS 인디코에서도 결제플랫폼 링크를 걸어서 사용하고 있음. 이 링크를 CERN 인디코에 연결하는게 가능할지 잘 모르겠음.

    • 유인권 교수님: 커미티의 명단 및 영문이름 등은 확실하게 업데이트 해두겠음.

  • 기타토의

    • 홍병식 교수님: 내년에 100% 오프라인 미팅으로 계획중인지?

      • 유인권 교수님: 논의 안건에 있으니 거기서 이야기해보면 좋을 것 같음.

• 논의안건

  • SQM2022 LOC 역할분담

    • LOC

      • 법인(법인으로보는 단체)으로 등록함

        • 소재지는 연구실의 일부를 쓰기로 하였고, 학교에 사용료를 지불함

        • 법인통장 개설함

      • ROC 리스트 및 IAC 리스트를 LOC에서 결정함

      • ROC-IAC에 세션분야 및 초록 접수/정리에 대해 제안

        • 이 관련한 디테일에 대해선 Scientific Secretariat (권민정 교수님, 조성태 교수님) 이 담당해주면 좋겠음.

    • ROC

      • 중-인-일 5-5-5인으로 구성

    • IAC

      • Session 별 Principal Referee를 정하고 내부에서 voting을 통해 내부적으로 plenary 및 parallel session에 대해 결정.

      • 학회 도중 IAC미팅을 주선하여 차기 SQM(Strasbourg로 예정)에 대한 점검 등을 진행

    • 조직위원회 분담:

      • CoChairs: 홍병식 교수님, 이수형 교수님 - 전체 학회 총괄 보조

      • 간사: 조성태 교수님, 권민정 교수님 - 이론/실험 프로그램 총괄

      • 사교행사위원장: 김용선 교수님 - 리셉션, 연회중 사교프로그램, 대중행사 (계획, 대중 홍보, 대중강연, 통역..등 일체) 등 총괄

        • 식사시간에 자원봉사자를 받아서 연주를 진행하면 좋을 것 같음

        • 학생들을 대상으로 골든벨 같은 행사를 고려중

        • 대중강연 (가제: Doctor Stranger) 행사 예정

          • 홍보는 홍보위(남승일 교수님)와 연계해서 진행

      • 간행위원장: 김영만 교수님, 문동호 교수님 - 프로시딩 (EPJC 예정 - Elsevier 에서 SQM2021 과 동일하게 진행예정, submission system, reviewer 지정, 심사 후 취합해서 출판사에 넘기기) 안내, peer review 진행, 총괄, 출판 등 총괄

        • SQM2021에서는 Elsevier의 SAG 라는 시스템을 통해 submission, review 를 모두 웹에서 할 수 있었음.

      • 전시위원장: 권영일 교수님 - 검출기, 업체 등 전시 구상, 어레인지 및 총괄

      • 감사: 이창환 교수님, 김은주 교수님 - 재정에 대한 꼼꼼한 감사 부탁드립니다.

        • 평가위원회시 감사보고서 등도 포함

      • 사무총장, 등록위원장: 임상훈 교수님 - 말 그대로 학회 조직위 사무 총괄 및 등록 등 참가자, STAFF (학생도우미 포함) 총괄입니다. 

      • 홍보위원장: 남승일 교수님 - 이미 로고 등에서 수고해주셨으며, 이후, 부산관광공사, 한국관광공사 등의 홍보지원 유치, 학회 대내외 홍보 일체 총괄

      • 전산위원장: 박인규 교수님 - 현재 혼페이지 인디코 등의 제작이 진행중이며, 행사장 발표, 네트워크 등 전산관련 총괄

      • 후원/섭외위원장: 윤진희 교수님 - 현재 이미 국외 스폰서 작업이 거의 대부분 진행중인데, 이후 국내 (KoALICE, KCMS, APCTP 등) 후원/섭외 총괄

      • 재정위원장: 김범규 교수님 - 이미 저와 함께 은행 계좌개설, 통장관리 등을 맡아서 총괄중이며, 이후 금전출납부 작성, 카드단말기 운용, 페이팔 등 일체의 출납업무 총괄

      • STAFF: 임봉휘/권민재 - 서류,기술지원 총책

    • 조직위 분담 관련 논의사항

      • 박인규 교수님: PCO 없이 가는지? 그렇다면 오프라인으로 열릴거라는 과정하에 수많은 도우미들이 필요할 것.

        • 유인권 교수님: 핵분과 박사과정, 석사과정 학생들을 모집할 것으로 구상중.

        • 박인규 교수님: 스테프 티셔츠 준비해야함.

      • 남승일 교수님: 홍보 관련해서 SQM관련으로 유튜브 채널을 만들 수 있을지? 브로드캐스팅을 줌이 아닌 유튜브로 하는 것을 고려해볼 수 있음.

        • 유인권 교수님: 가능함.

  • 국내 스폰서십 관련 요청사항

    • 유인권 교수님: 후원/섭외 위원장(윤진희 교수님)께서 챙겨주시면 좋겠음. 한달 이내로는 가부여부에 대해서 응답을 받고, 액수보다는 지원한다는 것에 대해 무게를 두면 좋을 것 같음.

    • APCTP: 신청 완료함. 대략 1천만원 정도로 요청함

    • APCTP

    • KoALICE

    • kCMS

      • 윤진희 교수님: 홍병식 교수님이 이야기해주실 수 없을지?

        • 홍병식 교수님: 양운기 교수님께서 관련하여 적극적이지 않음.

        • 윤진희 교수님: 내년 예산을 사용하는 일이므로 앞으로 바뀌는 대표 교수님께 이야기해보는 것도 좋을 것 같음. 

        • 박인규 교수님: 규모를 봐서는 IBS CENS 내년 예산이 55억인데 그걸 감안해서 지원금 상한액을 정해두는게 좋을 것 같음.

    • CENUM

    • CENS

    • RUA

    • RAON

    • PNU

      • 유인권 교수님: 학교에서 500만원 신청할 예정

    • NRF

    • KPS

    • NucDiv

    • STAFF: 학생스테프

      • 등록데스크 5 ~ 10명

      • 세션당 2~3인 x plenary 17, parallel 26 ~100 

      • 박사과정, 석사과정, 학부생 (외국 학생 표현)

      •  < ~50명/일 x 7일 x 10만원/일 ~ 35백만원 (-등록금 면제

      • 등과 연동)

  • 온라인/오프라인 진행 여부

    • 오프라인을 목표.

    • 온라인 브로드캐스팅 관련 논의

      • 유인권 교수님: 받기 어려울 것 같음. 등록금에 대한 책정도 어려움.

      • 홍병식 교수님: 온라인으로 들어오는 경우에 등록금을 받는 것은 어려울 것 같음. 그간 온라인 학회의 경우 온라인 참가자의 경우 등록비 없이 진행되었음.

      • 윤진희 교수님: 온라인이라도 발표자의 경우 등록금을 받는 경우는 있었음

        • 남승일 교수님: 프로시딩이 나오므로 등록금을 받는게 맞을 것 같음

      • 유인권 교수님: 90% 이상 참가한다고 해도 온라인은 열어두는게 맞을 것 같음.

        • Zoom 등이 아닌 Broadcasting을 할 예정.

        • 임상훈 교수님: First announcement 까지는 기본 포멧(오프라인만)을 유지하고 Hybrid 로 한다는것을 이야기 하지 않는게 좋을 것 같음. (오프라인 참석 독려)

        • 이수형 교수님: 브로드캐스팅 방식을 하면 발표자에게 등록비를 못 받는게 맞지 않을지?

        • 홍병식 교수님: 온라인으로 하게되면, 약 2년간 온라인 학회에 익숙해져서, 온라인 오픈을 하는 순간 실제로 참석할 의사가 있던 사람들도 온라인으로 갈 수 있음. (150명 채우기 힘들 수 있음)

          • 유인권 교수님: First announcement 까지는 오프라인 만을 하는 것을 목표로 진행.

      • 홍병식 교수님: 오프라인 참가시 1~2주간의 격리가 강제된다면, 온라인을 열어주는게 맞을 것 같고, 격리가 없다면 온라인을 강제하는게 좋을 것 같음

        • 유인권 교수님: 올해 12월에 예정 중인 LightCone의 경우 국내 격리가 없다고함

        • 권민정 교수님: 중국 같은 경우엔 국내 입국엔 격리가 없어도 귀국한 뒤에 자국에서 격리를 진행함

        • 이수형 교수님: 격리가 없다고는 해도 국내 입국 검사 결과를 기다리는 1일간 격리는 필요함

• 향후 일정

  • 중요한 일정

    • First Announcement: 11월 30일

    • 학회방식 점검: 호텔 계약 취소가능일: 12월 14일

  • 앞으로 남은 한 두 달 정도의 기간동안 홈페이지/인디코 및 등록양식 예산안 등을 확정할 예정

  • 유인권 교수님: 남은 기간동안 각자 맡으신 부분들을 진행해주시면 좋겠음

    • 다음 LOC 미팅에선 각 파트별 진도체크를 하고자함