일시: 2021.12.08. 14:00

참석자: LOC 교수님들 (임상훈, 남승일, 김범규, 홍병식, 문동호, 김은주, 권민정, 조성태, 김용선, 윤진희, 유인권), 스탭 (임봉휘, 권민재)

보고안건 (임상훈 교수님):

• 호텔 계약 변경건

  • 12월 14일부터 계약위약금이 발생하는 시기였는데, 패널티 없이 1월 14일로 미루게됨

  • 12월 중순에 학회장에 직접방문해서 공간사용 관련 변경여지를 확인할 계획

    • 다음 LOC 회의에서 보고

• 포스터 및 로고

  • 포스터 최종안을 인쇄해서 300여개 기관에 발송할 준비를 마침

    • 이번주 내로 발송 예정

• 홈페이지

  • 공식외부홈페이지: https://sqm2022.pusan.ac.kr

    • 안정성으로 고려하여 CERN 웹서비스를 사용하려고 했으나, CERN 측의 지원에 시간이 소요되어 자체 서빙으로 구축함.

    • 추후에 CERN 웹서비스가 가용해지면 이전 예정

  • 인디코 페이지

    • 특별한 업데이트는 없음.

    • 국내 결제 플래픔 준비중

• Bullettin

  • 홈페이지에 많은 내용이 있기 때문에 반복하지 않고, 중요한 내용위주로 첫번째 회보를 만들었음.

• LOC 의견 - 특별히 없음.

예산 (김범규 교수님):

• 하이브리드 (오프라인+온라인) 방식의 학회 예산을 예상하여 추가함

  • 50인 참가, 100명 참가 두가지 케이스를 고려.

  • 하이브리드 시 가장 큰 지출 요인은 대관료(5천만원)

    • 기존 계획에선 식음료비가 1억이 넘으면 대관료 5천만원을 제해주는 옵션이었음.

      • (100명 기준 식음료비 5천600만원, 50명기준 2천800만원, 150명 기준 1억)

    • 현재 예산안으론 50명 참가기준 280만원, 100명참가기준 70만원으로 아주 빠듯함.

      • 따라서 대관료나 기타 지출을 재조정해야함.

• 스폰서

  • 해외는 기존과 변화가 없음.

  • 국내 스폰서가 예상보다 더 늘것으로 예상

• LOC 의견

  • 홍병식 교수님 - 큰 그랜드 볼룸의 공간이 어떻게 되는지?

    • 하이브리드 150명 정도로 가게되면 전체를 빌리는것에 대비 절약한 공간이 많이 있을지?

      • 경비 중 얼마를 보장해주는가에 달려있는데, 기존계약안에서는 1억을 보장하고있었음, 이 보장비용을 6천 정도로 줄이면, 대관비가 기존 대비 2천까지 줄 수 있고 예산안에 여유를 줄 수 있음. 만약 필요하다면 그랜드볼룸을 토요일에 해방하는 것을 호텔측에서 원할 수 있음 (유인권 교수님)

  • 홍병식 교수님 - 스폰서 관련, 전체를 이체해?주고 알아서 쓰는 것은 불가능하고, 집행하면서 영수증 처리를 해야함. 

  • 조성태 교수님 - 하이브리드 했을 때 얼마나 인원이 올지는 ATHIC2021 에서 온 정도가 되지 않을지? (약 50명)

    • 중이온관련 CMS, ALICE 및 학생들 을 고려해서 최소인원을 50명으로 고려하였음. (임상훈 교수님)

    • ATHIC 때와 달리, 부산지역의 인원이 중심이 되야해서 50명정도가 모이기 힘들 수도 있음. (홍병식 교수님)

      • 100명까지는 힘들어도 50명까지는 가능할것으로 생각됨 (유인권 교수님)

      • 식음료비와 함께 균형점을 잡아야할 것 같음. (홍병식 교수님)

        • 핵물리에서 전체가 참석하면 넘을 수 있으나, 내년 상황을 예측하기 어렵기 때문에 좀 더 고려해볼 필요가 있다. (홍병식 교수님)

        • 내년에 추가 협상시에 50명 기준, 5천만원 보장금액으로 고려해볼 예정 (유인권 교수님)

• 조직위원회 분야별 논의사항

  • 회계감사 (김은주 교수님)

    • 중이온가속기 관련해서는 1년에 한번 진행함.

      • 중이온가속기이용자협회는 회계법인과 계약하여 매달 진행함. (김용선 교수님)

    • 수입지출내역서를 작성해서 제출하면 감사에서 체크하는 방식.

    • 이창환 교수님과 김은주 교수님이 회계사에 접촉하여 어떻게 우리가 진행하면 좋을지에 대해 상의하고 알려주시면 좋을 것 같음 (유인권 교수님)

      • 회계사 접촉관련해선 양운기 교수님께 ICHEP 진행방식을 문의해보는 것도 좋을 것 같음 (홍병식 교수님)

  • 사교행사 (김용선 교수님)

    • 하이브리드가 되면 참석인원수가 변동이 크기 때문에 곤란한 부분이 있음.

    • Excursion

      • 경주로 정해져있음.

      • 프로그램을 따로 짜야할지?

        • 러프한 아이디어를 고려했던게, 5개 버스에 나눠타서 12시 30분쯤 출발하여, 오후 6~7시에 호텔로 돌아오는 일정으로 여행사를 통해 계획할 예정. 이 과정에서 버스/가이드 등을 여행사를 통해 고용할 예정. 이 준비과정을 총괄해주면 좋을 것 같음. (유인권 교수님)

          • 관련한 견적서는 일차적으로 받아둔 것이 있지만, 내년초에 다시 견적을 받아봐야할 수 있음.

        • 하이브리드시엔 필요없어질 수 있음 (홍병식 교수님)

        • 100% 가능하게 하려면 그냥 해운대 유람선을 타는게 나을 수도 있음 (김용선 교수님)

    • 대중강연

      • 6월14일 오후 7시

      • 강연자도 정해져있는지?

        • 정해져 있지 않음. 재밌게 잘해주실 수 있는 유명한 분으로 섭외해주시면 좋겠음 (유인권 교수님)

      • 성격 - 참석층을 어떻게 볼 것인지? 일반인도 고려할 것인지?

        • 확정해둔 것이 없음. (유인권 교수님)

    • 만찬 이벤트 

      • 골든벨 (학생 참여 이벤트)

        • 앉아서 할 수 있는 골든벨 퀴즈 (식사를 하면서?)

          • 화이트 보드를 나눠준다던지, 핸드폰을 통해 참여할 수 있게 한다던지.

          • 지식이 없어도 찍어볼만한 문제들을 고려중 (eg. 학회의 parallel talk 총 수는?)

      • 작은 음악회

        • 학회 참석자중 2~3팀의 연주

        • 악기를 가져오기보단 호텔에 있는 피아노를 활용한다던지 하는게 좋을듯

    • 리샙션

      • 호텔에 전체 위임하는지?

        • 호텔에서 준비하게될것. 그 때의 안내나 어나운스 등을 고려해야할수도 있음 (유인권)

    • 기념품

      • 참석자 사은품 혹은 골든벨 상품을 고려할 수 있음.

      • 자개소반 디자인으로 된 핸드폰 무선 충전기에 SQM 로고를 넣는 방식을 고려 (국립중앙박물관, 개당 6만원)

        • 로컬에선 추가로 가방 및 교통카드 기능이 있는 이름표 등을 추가로 고려중 (유인권 교수님)

  • 간행위원 (문동호 교수님)

    • 유인권 교수님께서 공유해주신 자료를 기반으로 고려중

    • EPJC 프로시딩

      • 적서를 예전에 받아둔 것이 있고, 새 견적을 받아야 할 것 같음.

      • 이 때 신청했던 자료를 공유해주면 좋을 것 같음.

        • 마침 최근까지 연락된 메일 스레드가 있고, 그 스레드에서 문동호 교수님을 참조하겠음(유인권 교수님)

      • 추가 비용이 항목별로 있는데 살펴봐야할듯.

    • Booklet

      • ICHEP 에서 나눠준 booklet 내용을 고려중.

      • 내용 고려사항

        • indico time table

        • 홈페이지에 있는 내용들 요약

          • 주변 식사

          • 주변에 가볼 만한곳

          • 와이파이 정보

          • 학회장 내외부 지도

        • 의견

          • 유용한 모든 정보가 들어가 있으면 좋다. 두껍게 만들 때는 초록도 넣기도하지만, 부담스러울 수 있음. (유인권 교수님)

          • 디자인은 업체에서 해줄 예정이므로 내용물만 작성해도 됩니다. (임봉휘 학생)

  • 홍보위원 (남승일 교수님)

    • 홍보는 SNS 서비스를 활용하는게 좋다고 생각했음.

      • QR 코드를 홈페이지 등에 넣어서 활용할 예정

    • 현재 업로드 해둔 내용

      • Rome2Rio 라는 앱등을 통해 교통관련 내용을 보충.

      • 해운대 관광페이지 링크.

      • Excursion 고려대상인 경주에 대한 정보.

    • 페이스북의 '이벤트' 기능을 통해 학회사진, 동영상 등의 실시간 공유

    • 학회 현장 공지의 추가 창구로 활용가능

    • Daily information, Today's SQM2021 등을 QR 코드를 통해 공유

    • 학생 도우미

      • 15명~20명을 고려중

      • 인건비 지급을 위해 정확한 인원조사/판단 필요

        • 인건비 지급 기준 등을 명확히 할 필요가 있음.

      • SQM2022 유튜브 계정

        • Gmail 을 가진 조직위 관리자가 계정을 만들어야함

        • 학회 발표 동영상 제공? 부산관광영상 홍보?

          • 학회 발표 동영상의 저작권 관련 -> Abstract 제출시에 방어 조항을 넣으면 좋을 것 같음. (권민재 학생)

        • iMoive 등의 간단한 제작툴 사용?

    • SQM2022 팜플렛 및 포스터 배포 - 기진행사항

    • LOC 의견

      • 하이브리드 관련 변동사항을 고려해주시면 좋겠음 (유인권 교수님)

        • 촬영관련해선 추가 전문인력이 필요할지? (남승일 교수님)

          • 플랜 A, 플랜 B 등으로 나눠서 고려할 필요가 있음, 인원수가 많다면 추가 촬영 인령기 필요할수도있고 적다면 줌 영상을 그대로 써도 될것 같음. (유인권 교수님)

      • 유튜브 계정은 연구실 계정 등을 통해 작성 가능할 것으로 생각됨 (구글 계정) (유인권)

        • 기술지원이 어떤방식으로 필요한지 궁금합니다 (임봉휘 학생)

          • 계정을 만들고, 필요할 때 마다 홍보위측에서 만든 영상? '업로드' 를 도와주면 좋겠음 (남승일 교수님)

  • 전산위원 (박인규 교수님)

    • 특별히 업데이트 사항은 없음.

    • ?필요하다면 단체톡방을 만들어서 관리하는게 좋겠음.

  • 후원/섭외 (윤진희 교수님)

    • kCMS- 운영위원회가 1월에 있을 예정이기 때문에 그 때 결정이 될것. 

      • koALICE 의 지원금의 절반이상 지원해줄 것으로 예상됨

    • IBS 도 연락예정

    • 기존에 관리하던 스폰서 관련 문서가 있는데, 전체적인 진행상황도 같이 고려해주면 좋겠음. (유인권 교수님)

      • 구체적으로 어떻게 챙기면 좋을지? (유인권 교수님)

        • 계좌는 김범규 교수님이 관리중이므로, 입금을 제때 하는지, 진행상황이 어떻게 되는지 등을 감독해주시길 바람 (유인권 교수님)

다음 미팅 - 12월 22일 14시