참석자: 권민정교수님, 김범규교수님, 김영만교수님, 김은주교수님, 남승일교수님, 문동호교수님, 유인권교수님, 윤진희교수님, 이수형교수님, 이창환교수님, 임상훈교수님, 권민재
다음 미팅
2022년 1월 12일 수요일 오후 2시
임상훈교수님
- 현재 상황
- 12월 15일까지 위약금 없는 학회장 취소기한이었음.
- 학회장 계획 변경에 대한 논의가 필요하여 1월 15일까지로 연장함.
- 학회장 변경안
- 하이브리드 개최로 전환했을 시, 현장참석인수에 따라 학회장 대여금액을 어떻게 변동해야할 지를 계획하여야 함.
행정/회계 (김범규교수님)
- 등록비 부분은 바뀐 것은 없음
- 행정 비용을 200만원정도 산정해 두었음.
- Excursion 은 수익자부담 추가 비용(인당 5만원)으로 할 예정
- 초과금 발생할 경우, 학회(관광공사 연계)부담
- BBQ는 1인당 4만원으로 책정함.
- 100명이 현장 참석한 경우, 적자가 예상됨 (식음료비 1억을 넘지 않아 대관료 납부로 인함.)
- 호텔에 지불되는 비용이 9천만원 (지불비용보장조건계약)이어야 하기 때문에, 식음료비가 충분하지 않아서 대관료 + 식음료가 9천만원을 넘지 못하는 경우 대관료를 올려받을 수 있음. (총 합이 9천만원이 되도록)
- 대관료 1억 면제조항과 별개의 사항임.
- 숙소 예약 수 보증은 본 총액 보장사항에 포함되는가?
- 포함되지 않음. 호텔은 숙소에 대해 참가자 할인만 제공.
- 하이브리드 시 송출 비용 (외부 업체) 비용은 아직 산정되지 않음.
- 관광공사 등에서의 Excursion 지원비용 등을 이 쪽으로 돌릴 수 있을거라 예상함
- 보증보험이, 계약금이 줄었을 때 (하이브리드로 갔을 때) 보증보험료가 줄어서, 보험료를 환급받을 수 있는지 확인 필요
- 하이브리드 개최를 대비한 학회장 재배치
- 100명-150명까지 수용가능한 방안으로 변경?
- 하이브리드로 할 시, 대관료와 보증금액을 깎는 것이 목표
- 지금 당장의 조건 그대로는 보증금액을 줄이는 것이 불가하다는 통보를 받음.
- 사유
- 학회 참석자 수가 줄어듦.
- 하이브리드 개최에 따른 외부 업체로 외주 필요
- 카메라/마이크 시스템 대여 및 송출 시스템 구축
- 토요일을 비우면 (다른 행사를 유치해줄 수 있으니) 협상에 도움이 될 것 같음.
- 해당 일정은 수요일 Excursion 을 줄이고 plenary 를 배치하여 세션 수 보존.
- 세션장 줄이기
- 호텔 2층 배치에서 한쪽 끝을 모두 비우는 방안으로 진행.
- Sydney(Parallel)
- 기존에 스태프 룸으로 쓰려고 했던 Miami (다소 작은 방) 을 쓰면 될 것으로 보임.
- 점심장
- Capri 를 비워야 해서, 1층의 Sicily 와 옆건물 Panorama 를 써야할 것으로 보임.
- Capri 하나면 될 것으로 보이나, 75명이 넘을 시 스태프는 도시락으로 대체하거나 Panorama 회의실 활용
- Full 공간을 쓰는 것을 포기할지?
- Quark Matter (4월) 은 어떻게 하고있는지?
- 원칙적으로 대면으로 한다고 함.
- Abstract 받고 있음. 등록도 받는 중
- (이수형교수님) 6월에도 Full 버전은 힘들어보인다.
- (윤진희교수님) 아무래도 Full 은 힘들어보인다.
- (김은주교수님) 힘들 것으로 생각한다.
- (남승일교수님) Full 은 포기하는 것이 나아보인다.
- (문동호교수님) Full 은 힘들어보인다.
- (김영만교수님) Full 은 힘들어보인다.
- (권민정교수님) Full 은 힘들어보인다. 그러나, 예전에 ATHIC2021-hybrid을 해보니 꽤 추진하기 힘들었는데, 준비가 꽤 필요할 듯 하다.
- (유인권교수님) Hybrid를 미리 공지는 하지말자.
- 일단, 끝까지 현장개최인 것으로 공지하고,
- 한국 사람만 모일 경우 (50명정도) 전체 수용 가능
- 얼마나 더 올지 모름. 혹시나 사람이 더 몰리게 되면 그때 대비. 현재로서는 약 100명을 대비할까 함.(외국발 포함)
- ATHIC 은 약 40명정도 참여했다고 보면 될 것 같음.
- ATHIC 에서 조금 더 모인다고 하면 (한국에서만) 60-70명정도 올 것으로 보임.
- 대관료로 낼 수 있는 최대한의 값을 한번 산정해보았을면 한다.
- 4월 말이 Early Registration 이니, 그 때에는 하이브리드로 할 지 한번 더 결정을 해야함.
- 공지는, 지금은 In-Person 으로 한다고 하고, Hybrid 를 준비중이라고 할 예정.
- 사교행사위원 (김용선교수님, 전달된 자료 확인)
- Excursion
- Excursion 은 Hybrid 로 할 시 없애는 방향으로 하는게 나아보임.
- KTO에, Hybrid 포맷으로 진행할 것임을 고지하고, 온라인 송출의 협력 업체에 활용할 예산을 KTO에서 Excursion으로 받으려고 했던 금액을 돌려 쓰면 될 것으로 보임.
- 대중강연
- 만찬/사은품/골든벨 등
- 간행 위원 (문동호교수님)
- Booklet
- ICHEP 을 벤치마크하면 될 것 같다고 생각함. (ICHEP Booklet 살펴보기)
- (유인권교수님) 샘플 대로 만들기 시작하면 될 것 같음.
- 현재, (포스터, 종이가방) 디자인 업체에 인쇄까지 다 맡길 예정이라, 내용을 먼저 만들면 될 것 같음
- Booklet 은 학회에 매우 근접하여 Final 버전을 만들 예정. (데드라인이 좀 여유가 있음)
- ICHEP 은 매우 Talk 갯수가 많았고, 비교적 sqm은 갯수가 적을 것이므로 Booklet은 구성을 다르게 해도 된다.
- Proceeding
- EPJC 로 프로씨딩을 낼 예정.
- Physics, Particles 는 직접적으로 SQM과 상관은 없을 것이나, Particles 쪽에서, Award (Poster Award? Junior Award?)를 제공하고 싶다고 함.
- EPJC 와 연락하여 이후 과정 진행 예정.
- 후원/섭외위원 (윤진희교수님)
- 라온이용자협회(O, 금액 미정) : 홍병식교수님과 홍승우교수님(차기 협회장)이 논의 후 다시 결과를 준다고 함.
- 중이온사업단(O, 금액 미정)
- 핵물리 분과(50만원 정도. 식대 영수증 처리) : 천명기교수님 - 크게 많이는 아니고, 50만원정도 식대 영수증을 처리하는 방향으로
- 숭실대 연구소 : 300-400만원정도 (그쪽 카드 사용하여 식대 등 처리하는 방향으로)
- 과총 : (물리학회를 통해서 서포트) 올해부터 1개만 지원해준다고 함. 내년 지원은 내년에 신청을 받음.
- 연구재단 : 관계자에게 문의해둔 상태
- 홍보위원 (남승일교수님)
- Youtube 계정 개설 완료
- 아직 영상은 없음.
- 관광 홍보 영상을 올릴 수 있지 않을까 함. (시험삼아…?)
- 홍보 영상? 인사말영상?을 하나 만들면 좋을 것 같음 (유인권교수님 출연…?)
- 도우미
- 참가자 10명당 1명의 도우미가 있으면 좋을 것 같음
- 전체 최소 인원이 몇명이 필요할지 (학회장 별로 몇명씩? 카운터에 몇명? 등) 조사/설계가 필요함
- 핵분과에 모집을 할 필요가 있어보인다.
- 프로그램이 결정되어서, 도우미 필요수가 정해지는 대로 모집을 할 예정.
- 인건비 관련
- 등록비를 waive 하는 것은 지양하되 인건비를 주는 방향으로 해보자
- 전산위원 (박인규교수님)
- 결제 관련
- 외국은 paypal로 결정했지만, 국내는 어떻게 할지 결정한 바 없음.
- Parallel 세션과 같은 20-30명정도는 업체를 쓰지 않고 자체적으로 카메라를 사서 써도 될 것 같다고 생각함.