Agenda 

- Workflow des documents projet lors des différentes phases (nature des documents, origine (CERN, Supplier), processus de validation)
- Liste de documents selon la nature des projets
- Stockage initial, Transfert entre CERN et fournisseur,
- Transfert vers services OP et ML exploitation
- Revue des droits dans EDMS
- Listes des répertoires nécessaires à ME
- Gestion des versions
- Autres sujets que vous voudriez voir traiter.

Workflow des documents projet lors des différentes phases 

Coté Projet

DFS

• Le repertoire : cern.ch\dfs\Departments\TE\Groups\CRG\Sections\MM\5. Project\  contient tous les projets dans des sous-repertoire plus ou moins complexe utilisant des structures différentes ( PL, date du projet,...)
  • Chaque sous-repertoire contient un repertoire pour le projet global qui liste tous les composants du projet.
    • Pour tout les projets ou sous-projets il existe un fichier excel contenant la liste de tous les composants de ce projet. Il contient une seule feuille avec de très nombreuses colonnes pour lister toutes les informations nécessaires 

Coté Méthode

EDMS

• Les documentations projets sont stockées dans le projet EDMS : "CRG EDMS machine and activity oriented structure" Comme pour DFS les répertoires ne sont pas tous organisé de la même manière et pour les mêmes raisons que ci dessus.

Infor EAM

• EAM contient les données d'exploitation (Opération & Maintenance) relié aux Positions, aux Assets, aux Parts

La difficulté principale est donc de s'assurer que toutes les données sont cohérentes au travers de ces différents outils. Lors de la mise en place du contrat S176 en 2016 la plupart des projets ont été traités et les données sont cohérentes. Cependant il y a eu des modifications (ajouts, consolidations,...) qui n'ont pas été traitée.

Un protocole de Handover a été mis en place entre les projets et l'Exploitation mais il n' a pas été suivi par tout les projets récents. Il est donc proposé de re-valider ce protocole pour les documents couverts.

On pourra utiliser le projet AD comme prototype pour le valider et établir la liste et le contenu des tables d'échange nécessaires.

Il nous faudra aussi trouver des méthodes pour nous assurer de la cohérence des données de façon la plus systématique possible.

• Pour les P&ID et les Drawings les informations sont en général assez cohérente. 
• Les listes d'instrumentations et de composants passifs ne sont pas toutes cohérentes.
  • par exemple les tables de composants ne sont pas toute homogènes coté projet et ne correspondent pas toujours au format requis par EAM.
  • dans ce cas précis il faudra analyser les 2 types de tables afin de préparer un mécanisme de transformation pour passer du format projet au format EAM

Liste d'action :

• Analyse de ce qui a été chargé dans EAM 
• Revue de la méthode handover ML, ME, SERCAL
• Nouvelle réunion avec SERCAL pour 163, 165, 253... organisée par NB et FF
  • revue des docs et du travail à faire
• Revue des custom field de Infor. à faire par Olivier
• Usage des blocs dans les PID CERN a valider par Olivier. 
• Soucis dans le suivi des WO fait par Sercal 
  • Si ok facturation on facture  Si pas OK il faut faire un suivi des arbitrages de Steffen renvoyer le résultat de l'arbitrage de ML NB va l'informer
• Revue des Workflows des sections supports