October 7, 2023
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Volunteers' roles

[EN]

Volunteers' tasks

To run the ceremony, we need help with logistics, visitor welcome and information, facilitating interactions between the children and the visitors in the exhibitions, and hosting the Particle identities stand. 

Official ceremony

  • Control access and visitor flows
  • Check-in and inform visitors at the Reception
  • Manage guest cloakrooms
  • Assist with seating and control in the auditorium

Visits of the exhibitions

  • Meet the children during the briefing session (Wed. 04/10, 13:30-17:00) and accompany your group (3 kids) throughout the day of the event (Sat. 07/10, 07:45-16:00) 
  • Be assigned to some exhibits, learn how it works and what it is about, and rehearse with the children in order for the children to be able to explain the exhibit to the visitors
  • Support children when they are interacting with the visitors
  • Bring children to their lunch (and other locations where they have to go)

Particle identities stand (TBC)

  • Make badges
  • Go around and give tablets to people waiting in the registration queue, wait for the answer and deliver the right badge to the person

Schedule

The day will be split into several shifts (with options for breaks); the schedule will be defined according to your availability. 

Ceremony - shift 107:00 - 12:00
Ceremony - shift 211:30 - 16:30
Exhibitions07:45 - 16:00
Particle identities08:30 - 16:30

We will, of course, provide briefing sessions and specific trainings to familiarize you with the activities.


[FR]

Tâches des volontaires

Pour animer la cérémonie, nous avons besoin d'aide pour la logistique, l'accueil et l'information des visiteurs, l'animation des échanges entre les enfants et les invités dans les expositions, ainsi que du stand Particle identities.

Cérémonie officielle

  • Contrôler les accès et les flux de visiteurs
  • Enregistrer et informer les visiteurs à la Réception
  • Gérer les vestiaires des invités
  • Aider au placement et contrôler dans l'auditorium

Visites des expositions

  • Rencontrer les enfants lors de la session d’information (mer. 04/10, 13:30-17:00) et accompagner votre groupe (3 enfants) tout au long de la journée (sam. 07/10, 07:45-16:00)
  • Être affecté à plusieurs expositions, apprendre comment elles fonctionnent et de quoi il s'agit, et répéter avec les enfants afin qu'ils soient capables d'expliquer l’exposition aux visiteurs
  • Soutenir les enfants lorsqu’ils interagissent avec les visiteurs
  • Emmener les enfants à leur déjeuner (et aux autres endroits où ils doivent aller)

Stand Particle identities (TBC)

  • Produire les badges
  • Aborder les invités présents dans la file d'attente à l'enregistrement, leur donner la tablette pour répondre au quiz et leur remettre le bon badge

Planning

La journée sera découpée en plusieurs créneaux (avec des possibilités de pauses) et un planning sera établi en fonction de vos disponibilités. 

Cérémonie - créneau 107:00 - 12:00
Cérémonie - créneau 211:30 - 16:30
Expositions07:45 - 16:00
Particle identities08:30 - 16:30

Nous organiserons bien sûr des séances de briefing et des formations dédiées pour vous familiariser avec les activités.