SQM2022 LOC

Asia/Seoul
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Description

https://pusan.zoom.us/j/83254765638?pwd=THg0c2pDVzZZV3MyZFlPdEFLSnpEdz09

Meeting ID: 832 5476 5638
Passcode: sqm2022

참석자: 권민정교수님, 김범규교수님, 김영만교수님, 김은주교수님, 남승일교수님, 문동호교수님, 유인권교수님, 윤진희교수님, 이수형교수님, 이창환교수님, 임상훈교수님, 권민재

다음 미팅

2022년 1월 12일 수요일 오후 2시

 

임상훈교수님

  • 현재 상황
    • 12월 15일까지 위약금 없는 학회장 취소기한이었음.
    • 학회장 계획 변경에 대한 논의가 필요하여 1월 15일까지로 연장함.
  • 학회장 변경안
    • 하이브리드 개최로 전환했을 시, 현장참석인수에 따라 학회장 대여금액을 어떻게 변동해야할 지를 계획하여야 함.

 

행정/회계 (김범규교수님)

  • 등록비 부분은 바뀐 것은 없음
  • 행정 비용을 200만원정도 산정해 두었음.
    • 포스터 발송 비용 등.
  • Excursion 은 수익자부담 추가 비용(인당 5만원)으로 할 예정
    • 초과금 발생할 경우, 학회(관광공사 연계)부담
  • BBQ는 1인당 4만원으로 책정함.
  • 100명이 현장 참석한 경우, 적자가 예상됨 (식음료비 1억을 넘지 않아 대관료 납부로 인함.)
  • 호텔에 지불되는 비용이 9천만원 (지불비용보장조건계약)이어야 하기 때문에, 식음료비가 충분하지 않아서 대관료 + 식음료가 9천만원을 넘지 못하는 경우 대관료를 올려받을 수 있음. (총 합이 9천만원이 되도록)
    • 대관료 1억 면제조항과 별개의 사항임.
    • 숙소 예약 수 보증은 본 총액 보장사항에 포함되는가?
      • 포함되지 않음. 호텔은 숙소에 대해 참가자 할인만 제공.
  • 하이브리드 시 송출 비용 (외부 업체) 비용은 아직 산정되지 않음.
    • 관광공사 등에서의 Excursion 지원비용 등을 이 쪽으로 돌릴 수 있을거라 예상함

 

  • 보증보험이, 계약금이 줄었을 때 (하이브리드로 갔을 때) 보증보험료가 줄어서, 보험료를 환급받을 수 있는지 확인 필요

 

  • 하이브리드 개최를 대비한 학회장 재배치
    • 100명-150명까지 수용가능한 방안으로 변경?
    • 하이브리드로 할 시, 대관료와 보증금액을 깎는 것이 목표
      • 지금 당장의 조건 그대로는 보증금액을 줄이는 것이 불가하다는 통보를 받음.
      • 사유
        • 학회 참석자 수가 줄어듦.
        • 하이브리드 개최에 따른 외부 업체로 외주 필요
          • 카메라/마이크 시스템 대여 및 송출 시스템 구축
    • 토요일을 비우면 (다른 행사를 유치해줄 수 있으니) 협상에 도움이 될 것 같음.
    • 해당 일정은 수요일 Excursion 을 줄이고 plenary 를 배치하여 세션 수 보존.
      • 기존 summary 는 금요일 오후에 배치
    • 세션장 줄이기
      • 호텔 2층 배치에서 한쪽 끝을 모두 비우는 방안으로 진행.
      • Sydney(Parallel)
        • 기존에 스태프 룸으로 쓰려고 했던 Miami (다소 작은 방) 을 쓰면 될 것으로 보임.
      • 점심장
        • Capri 를 비워야 해서, 1층의 Sicily 와 옆건물 Panorama 를 써야할 것으로 보임.
        • Capri 하나면 될 것으로 보이나, 75명이 넘을 시 스태프는 도시락으로 대체하거나 Panorama 회의실 활용

 

  • Full 공간을 쓰는 것을 포기할지?
    • Quark Matter (4월) 은 어떻게 하고있는지?
      • 원칙적으로 대면으로 한다고 함.
      • Abstract 받고 있음. 등록도 받는 중
    • (이수형교수님) 6월에도 Full 버전은 힘들어보인다.
    • (윤진희교수님) 아무래도 Full 은 힘들어보인다.
    • (김은주교수님) 힘들 것으로 생각한다.
    • (남승일교수님) Full 은 포기하는 것이 나아보인다.
    • (문동호교수님) Full 은 힘들어보인다.
    • (김영만교수님) Full 은 힘들어보인다.
    • (권민정교수님) Full 은 힘들어보인다. 그러나, 예전에 ATHIC2021-hybrid을 해보니 꽤 추진하기 힘들었는데, 준비가 꽤 필요할 듯 하다.

 

 

  • (유인권교수님) Hybrid를 미리 공지는 하지말자.
    • 일단, 끝까지 현장개최인 것으로 공지하고,
    • 한국 사람만 모일 경우 (50명정도) 전체 수용 가능
      • 얼마나 더 올지 모름. 혹시나 사람이 더 몰리게 되면 그때 대비. 현재로서는 약 100명을 대비할까 함.(외국발 포함)
      • ATHIC 은 약 40명정도 참여했다고 보면 될 것 같음.
      • ATHIC 에서 조금 더 모인다고 하면 (한국에서만) 60-70명정도 올 것으로 보임.

 

  • 대관료로 낼 수 있는 최대한의 값을 한번 산정해보았을면 한다.
    • 최소보장금액, 대관료 등.

 

  • 4월 말이 Early Registration 이니, 그 때에는 하이브리드로 할 지 한번 더 결정을 해야함.
    • 공지는, 지금은 In-Person 으로 한다고 하고, Hybrid 를 준비중이라고 할 예정.

 

 

  • 사교행사위원 (김용선교수님, 전달된 자료 확인)
    • Excursion
      • Excursion 은 Hybrid 로 할 시 없애는 방향으로 하는게 나아보임.
      • KTO에, Hybrid 포맷으로 진행할 것임을 고지하고, 온라인 송출의 협력 업체에 활용할 예산을 KTO에서 Excursion으로 받으려고 했던 금액을 돌려 쓰면 될 것으로 보임.
    • 대중강연
      • 어떻게든 할 수 있을 것으로 보임
    • 만찬/사은품/골든벨 등
      • 나중에 이야기 합시다
  • 간행 위원 (문동호교수님)
    • Booklet
      • ICHEP 을 벤치마크하면 될 것 같다고 생각함. (ICHEP Booklet 살펴보기)
      • (유인권교수님) 샘플 대로 만들기 시작하면 될 것 같음.
        • 현재, (포스터, 종이가방) 디자인 업체에 인쇄까지 다 맡길 예정이라, 내용을 먼저 만들면 될 것 같음
      • Booklet 은 학회에 매우 근접하여 Final 버전을 만들 예정. (데드라인이 좀 여유가 있음)
      • ICHEP 은 매우 Talk 갯수가 많았고, 비교적 sqm은 갯수가 적을 것이므로 Booklet은 구성을 다르게 해도 된다.
    • Proceeding
      • EPJC 로 프로씨딩을 낼 예정.
      • Physics, Particles 직접적으로 SQM 상관은 없을 것이나, Particles 쪽에서, Award (Poster Award? Junior Award?)를 제공하고 싶다고 함.
      • EPJC 와 연락하여 이후 과정 진행 예정.
  • 후원/섭외위원 (윤진희교수님)
    • 라온이용자협회(O, 금액 미정) : 홍병식교수님과 홍승우교수님(차기 협회장)이 논의 후 다시 결과를 준다고 함.
    • 중이온사업단(O, 금액 미정)
    • 핵물리 분과(50만원 정도. 식대 영수증 처리) : 천명기교수님 - 크게 많이는 아니고, 50만원정도 식대 영수증을 처리하는 방향으로
    • 숭실대 연구소 : 300-400만원정도 (그쪽 카드 사용하여 식대 등 처리하는 방향으로)
    • 과총 : (물리학회를 통해서 서포트) 올해부터 1개만 지원해준다고 함. 내년 지원은 내년에 신청을 받음.
    • 연구재단 : 관계자에게 문의해둔 상태
  • 홍보위원 (남승일교수님)
    • Youtube 계정 개설 완료
      • 아직 영상은 없음.
      • 관광 홍보 영상을 올릴 수 있지 않을까 함. (시험삼아…?)
    • 홍보 영상? 인사말영상?을 하나 만들면 좋을 것 같음 (유인권교수님 출연…?)
    • 도우미
      • 참가자 10명당 1명의 도우미가 있으면 좋을 것 같음
      • 전체 최소 인원이 몇명이 필요할지 (학회장 별로 몇명씩? 카운터에 몇명? 등) 조사/설계가 필요함
      • 핵분과에 모집을 할 필요가 있어보인다.
      • 프로그램이 결정되어서, 도우미 필요수가 정해지는 대로 모집을 할 예정.
    • 인건비 관련
      • 등록비를 waive 하는 것은 지양하되 인건비를 주는 방향으로 해보자
  • 전산위원 (박인규교수님)
    • 결제 관련
    • 외국은 paypal로 결정했지만, 국내는 어떻게 할지 결정한 바 없음.

 

  • Parallel 세션과 같은 20-30명정도는 업체를 쓰지 않고 자체적으로 카메라를 사서 써도 될 것 같다고 생각함.
There are minutes attached to this event. Show them.
    • 14:00 14:20
      SQM2022@Busan 준비사항 보고 20m

      12월 24일 학회장 (파라다이스호텔) 방문 관련 사항 논의 예정

      Speakers: Beomkyu Kim (Sungkyunkwan University), Bong-Hwi Lim (Pusan National University (KR)), Mr Minjae Kwon (Pusan National University (KR)), Sanghoon Lim (Pusan National University (KR))
    • 14:20 15:40
      조직위원회 분야별 논의사항 1h 20m
      Speaker: Yoo In-Kwon (Pusan National University Dept. of Physics)
      • 개괄 10m
        Speaker: In Kwon Yoo (Pusan National University (KR))
      • 감사 10m

        법인으로 보는 단체의 회계 감사

        Speakers: Chang-Hwan Lee, Chang-Hwan Lee (P), Eun Joo Kim (Jeonbuk National University (KR))
      • 사교행사위원 10m

        대중강연 (연사섭외, 일정/장소는 확정 - timetable 참조) 총괄
        리셉션+만찬 프로그램 총괄
        Excursion (경주 확정, 한국관광공사 지원 예상 이외 당일 현장 관리감독 포함)

        Speakers: Yongsun Kim (MIT), Yongsun Kim (Sejong University (KR))
      • 간행위원 10m

        Booklet 총괄 / 프로시딩 총괄 (출판사, 예산, 포맷, 수집, 분배, 심사, 편집, 출판, 발송 포함)

        Speakers: Dong Ho Moon (Chonnam National University (KR)), Dr Yongman Kim (IBS (manually inputted))
      • 홍보위원 10m

        SNS / 학회현장공지 / 학생도우미 (국내연구실 (인건비지원)+ 해외등록비지원학생 포함) 운영 지원 총괄

        Speaker: Seung-il Nam (u)
      • 전산위원 10m

        웹페이지 기술자문 (결재시스템 포함) / 발표장 전산지원 / 발표장 비대면시스템 준비 총괄

        Speaker: Inkyu Park (University of Seoul, Department of Physics (KR))
      • 후원/섭외위원 10m

        스폰서 유치, 관리, 모니터링, 입금확인, 지원내역보고 등 자료 정리 포함 총괄

        Speaker: Jin Hee Yoon (Inha University (KR))
      • 전시위원 10m
    • 15:40 15:45
      SQM2022 전체 추진 일정 5m
      Speaker: Sanghoon Lim (Pusan National University (KR))