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Kick-off meeting rénovation R1
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Europe/Zurich
54/3-015 - Conference Room EN-HDO (CERN)
NOTES : Vincent Gilquin
Présentation superflue, tout le monde se connaît.
Ce projet est devenu sensible (remonté jusqu’aux pays hôtes), donc la DH est très attentive à ce que ce projet reste dans le cadre défini (délai, résultat attendu pour les utilisateurs). Création de storytelling autour de ce projet par la communication - publication à suivre.
Détail de l’organigramme.
Point relevé par Adem K. : la sous-station électrique du sous-sol est partagée entre SCE et EN. Proposition de JJE pour mettre des panneaux clipsés, peut-être après les travaux.
Point relevé par Pierre C. : Adem K. en tant que Schedule Officer va collecter tous les inputs des Work Package (WP) pour tenir à jour la planification et la présenter toutes les deux semaines. Chaque WP reste responsable de la gestion de l’avancée des travaux
Point relevé par Pierre C. : dissocier le Coordinateur Sécurité d’un WP HSE, car il s’agit de deux missions différentes. PC propose de créer un WP HSE pour avoir un correspondant HSE qui ensuite pourra dispatcher les missions au sein de son département et voir si d’autres projets HSE peuvent / doivent se greffer.
Discussions autour des ascenseurs / monte-charges, sur la répartition de la charge financière entre EN et SCE. A rediscuter avec Mar, et référent WP EN lors de la prochaine réunion.
Relecture IRP par S. Adam
Point relevé par PC : urgence de relire l’IRP avec HSE pour s’assurer d’un impact minime de leur part. JJE / Samuel A. vont provoquer la réunion dès début de semaine prochaine.
- Prise en charge Novae reprécisée : les 16kCHF, et les éléments esthétiques du Free-flow et du Grab’n’Go. En attente de plus de précisions de la part de Novae.
- Installation provisoire nécessite un dépôt de permis si plus de 5m2 ? Samuel A. doit vérifier. Les installations vont être inspectées par DEKRA.
- Les alarmes incendies sont-elles bien en fonction durant les travaux ? A vérifier avec HSE, car si ce n’est pas le cas (poussières) cela implique des mesures compensatoires. JJE gère cela lors des demandes d’IMPACT.
- Biodiversité : prévenir Mathieu Fontaine pour s’assurer de la remise en état des espaces verts
Mise en release du document : maxi 16/09. Attente relecture avec HSE sur début de semaine.
Point relevé par EW : besoin de voir les grandes lignes du budget sur l’IRP, par WP par exemple, avec les détails des prises en charge autre que le CERN (Novae). PC demande à S.Adam s’il peut fournir un template à remplir.
Projets parallèles :
- Sanitaires Glassbox : 6-8 semaines. A placer sur octobre-novembre, SAM vérifie avec les entreprises, SCE vérifie avec Novae et Protocol.
- Laverie : isolation extérieure se fera a posteriori.
FInance :
76647 BC SCAV Conformity pour les travaux de l’IRP
76648 BC Catering Investments pour les projets annexes (dont les sanitaires Glassbox)
Suivi projet :
Réunion adjugée le lundi à 14h, toutes les deux semaines. Zoom ou présentiel.
SAM propose son template de reporting pour DH, et informe sur son outil de suivi technique avec les contractants. En attente de choix d’un outil pour suivi des réunions, et suivi du projet.
SAM demande de bien noter la dernière version à jour des plans lors des réunions. Puis suggère de reprendre à son compte la réalisation des plans, car bénéfique pour le long terme, et trop risqué de laisser à la main d’Edesia.
To do list :
- Tous les WP doivent envoyer leurs input à Adem pour phasage des travaux
- Assigner un référent EN pour le projet
- Assigner un référent HSE pour le projet. GM contacte Simon Marsh
- Assigner le référent sécurité.
- Organiser relecture IRP avec HSE. Urgent.
- Inclure les caméras de comptage dans les travaux électriques et sur le tableau des coûts. VG en charge de cette partie
- Lancer les travaux des sanitaires Glassbox :
- Discussion entre Mar, LEJ et PC
- Nicolas D. contacte les entreprises pour obtenir les délais
- VG contacte Novae pour obtenir le calendrier des réservations du Glassbox. Dans un second temps, prévenir Protocol de ces travaux, pour reporter l’activité VIP autant que faire se peut au R2.
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