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Réunion du comité d'organisation QM
Réunion du comité d'organisation QM (29 Jan 2010)
Present: Patrick Aurenche; Alberto Baldisseri; Karel Safarik; Yves Schutz; Urs Wiedemann
Chaired by: Schutz, Yves; Wiedemann, Urs
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Choix des dates de la conférence
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Il est décidé que la conférence se tiendra sur 5 jours. Elle sera précédée d'une journée dédiée aux étudiants. Cette journée devra être de préférence un jour ouvrable afin de faciliter l'accès au LAPP et à la cantine.
En tenant compte des contraintes imposées par la direction du Théâtre et la tenue du Festival du film d'Animation, deux options de calendrier sont discutées:
- Journée Etudiants le lundi 23 mai 2011 et QM 2011 du 24 au 28 mai 2011
- Journée Etudiants le vendredi 20 mai 2011 et QM2011 du 21 au 25 mai 2011
Le choix final se fera après consultation de toutes les parties prenantes, Annecy Congrès, Imperial Palace et Théâtre. Réunion à programmer si possible avant le 14 février (disponibilité de Patrick et de Drevon du CC)
Le Théâtre sera en rénovation et ne disposera plus des équipements audiovisuels. Il serait possible de réutiliser, si adapté, l'équipement utilisé par le Festival du Film d'Animation. A vérifier lors d'une visite à Annecy en février avec le service audiovisuel du CCIN2P3 (Olivier Drevon).
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Présentation du site web
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L'adresse du site web est http://qm2011.in2p3.fr/. Les visiteurs après login sont identifiés selon leur rôle
- organisateurs
- comité local
- IAC
- visiteurs enregistrés
Les fonctionnalités et informations accessibles varient en fonction du rôle.
Un Comité d'Organisation Local se met en place basé sur le volontariat suscité parmi les collègues des laboratoires français. Les tâches leur seront attribuées plus tard.
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Présentation des tâches
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La liste des tâches, copiées d'une liste similaire établie par les organisateurs de QM2009, est consultable sur le site web de la conférence. La liste est interactive: les tâches peuvent être modifiées, mises à jour, ajoutées, enlevées... Une personne du comité d'organisation est assignée à chacune des tâches. Tout les membres du comité d'organisation et du comité d'organisation local sont invités à travailler dès maintenant avec cet outil.
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Budgets
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Un budget préliminaire a été établi l'année dernière. Les éléments constitutifs de ce budget sont les suivants :
- durée de la conférence 5 jours + 1 (journée étudiante)
- nombre de participants 700 (600 + 100 étudiants)
- nombre d'étudiants 100
- prix déjeuner journée étudiants 10 €
- prix déjeuner par participant 45 €
- prix pause café 6 €
- frais d'inscription 350 € (prix du banquet inclu)
- location salles Imperial Palace, pauses cafés inclus 70000 €
Ceci nous conduit à un budget dépense de l'ordre de 320000 € qui se décompose comme suit:
- Location salles 70000 €
- Audiovisuel théâtre 10000 €
- Déjeuners et pause café 180000 €
- Banquet 35000 €
- Frais d'organisation 12500
et un budget recettes de l'ordre de 300000 € qui se décompose comme suit
- frais d'inscription 210000 €
- subvention IN2P3+CERN+CEA 70000 €
- subvention autres 20000 €
Le budget sera géré au travers d'un team account CERN sur lequel seront versées les subventions des différents partenaires. Annecy Congrès collectera directement les frais d'inscription et procèdera au paiement des prestataires de service (Imperial Palace, Pauses café, etc...).
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Collecte des fonds
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Urs coordonne la demande et la collecte des subventions des différents organismes (tâche).
Liste non exhaustive des organismes:
- MESR (Alberto) tâche
- EC (Urs): Patrick fait remarquer que EC ne subventionne plus les conférences qu'au travers de réseau. Il faudrait chercher un réseau existant. Urs vérifie auprès de l'expert CE du CERN. tâche
- CNRS/IN2P3 (Yves) tâche
- ESF (Urs) tâche
- CNRS/INP (Patrick) tâche
- Collectivité territoriales (Patrick) tâche
- CEA (Alberto) tâche
- CERN (Urs+Yves) tâche
- GSI (Yves) tâche
- US National Labs (Urs) tâche
- IUPAP (Urs) tâche
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