29 Nisan 2016 tarihinde İstanbul Bilgi Üniversitesi Yüksek Enerji Fiziği Uygulama ve Araştırma Merkezi ev sahipliğinde yapılan ön Genel Kurul'da alınan karar uyarınca 16, 17, 18 Mayıs tarihlerinden birinde Deneysel Parçacık Fiziği Genel Kurulu toplantısının videokonferans üzerinden yapılması kararlaştırıldı. Bu toplantının tutanağı aşağıda verilen sekmede mevcuttur.
https://indico.cern.ch/event/522510/
Tarihi belirlemek için 6 Mayıs 2016 Cuma günü saat 12:00'a kadar açık olan bir Doodle yoklaması yapıldı ( http://doodle.com/poll/etc65i9c8g3rk8vh). İlgili Doodle raporu pdf olarak sayfanın altında verilmektedir. Doodle yoklamasına göre toplantının yapılması için en uygun gün 16 Mayıs 2016, Pazartesi günüdür.
Toplantı Deneysel Parçacık Fiziği alanında çalışan bütün doktoralı araştırmacıların katılımına açıktır*.
*: 29.04.2016 tarihli tutanağın A3 maddesi çerçevesinde "Genel Kurulda yer alacak kişilerin Türkiye’deki kurum/kuruluşlarda çalışan ve deneysel işbirliklerine üye olan doktoralı araştırmacılardan oluşması, yurt dışında çalışan ve deneysel işbirliklerine üye olan doktoralı araştırmacıların ise talep ettikleri takdirde genel kurula dahil edilmesi benimsendi."
